De Texas Department of Human Services sterk reguleert office administratie en houdt het bijhouden en archiveren met name aandacht besteed door de Texas Administratieve Code ( TAC ) . Titel 40, deel 1 , hoofdstuk 19 van de TAC -adressen verpleeghuis administratie . Noncompliant faciliteiten geconfronteerd risico van boetes , sluiting en zelfs vervolging . Beheerder van een faciliteit moet aanwijzen , schriftelijk , een klinische gegevens begeleider die draagt ​​het gezag , verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor alle functies van de records kantoor. Wat je nodig hebt
End - tab bestandsmappen
Color- coded etiketten
Toon meer instructies
1

beleidslijnen en procedures op de plaat vertrouwelijkheid van uw installatie te herzien. Dit zal dienen als uw gids bij het indienen van nieuwe en archiefbescheiden . Als uw instelling een schriftelijk beleid op verslag vertrouwelijkheid heeft, moet u een onmiddellijk te creëren en uit te voeren , zoals voorgeschreven door TAC 19,1912 . Kopen van 2

Opzetten van een bestand in-box en out - box ( beschermd door administratie personeel) met een systeem sign- out . Dit systeem moet volledige zekerheid te bieden en te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot documenten , zoals vereist door de TAC 19,1910 . ( Twee gelabeld trays in een niet bemande balie niet kwalificeren als een veilige in-box/out-box systeem . ) Toegang tot registratie moet orde van een arts nodig . Noteer alle arts orders, alsmede alle bestandsactiviteit .

Gebruik 3 kleurgecodeerde labels om bestanden gemakkelijk te vinden . Toewijzen bepaalde kleuren om letters van het alfabet en de file op de achternaam van de bewoner . Bijvoorbeeld , alle A tot C bestanden te ontvangen groene labels , D F hebben oranje etiketten , enzovoort . Als uw installatie een klinische dossier nummering , gelden de kleurgecodeerde methode om het en dienovereenkomstig dienen. ( Groene labels voor records 1200-1499 , oranje voor 1500-1799 , enz. )
4

Designate opslag voor actieve en inactieve bestanden . Sommige kantoren kiezen voor open rekken gebruiken voor actieve bestanden (bestanden van de huidige bewoners ) en opbergkast voor inactieve bestanden of archieven . TAC 19,1910 vereist verpleeghuizen tot medische gegevens gedurende vijf jaar vanaf de datum dat de medische diensten te beëindigen. Als uw instelling zorgt voor minderjarigen , moeten hun gegevens worden bewaard gedurende drie jaar na de bewoner onder de wet van Texas bereikt de wettelijke leeftijd .
5

Maak een gezicht blad voor elk bestand . Dit blad geeft meestal basisinformatie over de bewoner ( naam , geboortedatum , kamernummer , klinische record aantal , enz. ) evenals een checklist van documentatie die het dossier moet bevatten . Gezicht bladen verschillen per faciliteit en zijn over het algemeen overgelaten aan bestuurlijke discretie. Echter , TAC 19,1911 vereist dat alle gezicht bladen geven de naam, het postadres en de telefoonnummers van de behandelend arts.
6

Monteer bestanden met dien verstande dat elk is compleet met voldoende informatie voor de identificatie en de zorg voor de ingezeten . De TAC voor dat een bestand bevat , op het minimum , de volledige naam van de bewoner , huis /postadres , sofinummer , ziektekostenverzekering aantallen claims , geboortedatum , en klinische opname (indien van toepassing ) . Beoordeling TAC 19,1911 voor alle eisen met betrekking tot de inhoud van bestanden .
7

Shred of verbranden bestanden die u niet langer nodig zijn om te houden . Wanneer u een bestand te vernietigen , moet u de naam van de bewoner , klinische record aantal ( indien gebruikt) , en sofi-nummer , Medicare /Medicaid nummer , of de geboortedatum van de bewoner te documenteren . De persoon die beschikt over het bestand moet dateren en ondertekenen dit document .