De persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van onvolledige medische dossiers is doorgaans een technicus voor medische dossiers of een professional op het gebied van gezondheidsinformatiebeheer (HIM). Deze personen zijn ervoor verantwoordelijk dat alle medische dossiers van patiënten volledig en accuraat zijn, en voor het identificeren van ontbrekende of onvolledige informatie. Zij kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het contact opnemen met aanbieders om eventuele ontbrekende informatie te verkrijgen en voor het onderhouden van een systeem voor het volgen van de status van onvolledige gegevens.