Een toetredingsregister, ook wel toetredingslogboek of toetredingsboek genoemd, is een registratiesysteem dat in de gezondheidszorg wordt gebruikt om de ontvangst, verwerking en opslag van patiëntspecimens en monsters bij te houden en te documenteren. Het fungeert als een centrale opslagplaats van informatie met betrekking tot het verzamelen, hanteren en analyseren van deze specimens, waardoor traceerbaarheid en verantwoording gedurende het hele testproces worden gegarandeerd.

Het toetredingsregister bevat doorgaans de volgende informatie voor elk ontvangen specimen of monster:

1. Toegangsnummer: Een unieke identificatiecode die bij ontvangst aan het specimen wordt toegekend. Dit nummer dient als referentie voor alle daaropvolgende documentatie en communicatie met betrekking tot het monster.

2. Patiëntinformatie: Details van de patiënt bij wie het monster is verzameld, inclusief naam, medisch dossiernummer, geboortedatum, geslacht en andere relevante demografische informatie.

3. Type monster: Een beschrijving van het type monster dat is verzameld, zoals bloed, urine, weefsel of andere lichaamsvloeistoffen of materialen.

4. Verzameldatum en -tijd: De datum en tijd waarop het monster bij de patiënt is afgenomen.

5. Verzameld door: De naam of initialen van de zorgverlener die het monster heeft afgenomen.

6. Ontvangen door: De naam of initialen van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg die het monster in het laboratorium heeft ontvangen.

7. Test aangevraagd: Een lijst met de tests of analyses die op het monster moeten worden uitgevoerd.

8. Conditie van het monster: Een beschrijving van de staat van het monster bij ontvangst, inclusief eventuele zichtbare afwijkingen, schade of lekkages.

9. Opslaglocatie: De locatie waar het monster in het laboratorium wordt bewaard, zoals een koelkast, vriezer of bioopslagplaats.

10. Status: De huidige status van het monster, waarbij wordt aangegeven of het wordt getest, voltooid of in afwachting is van verdere verwerking.

11. Rapportagedatum: De datum waarop de testresultaten zijn gemeld of ter beschikking zijn gesteld aan de aanvragende zorgverlener.

Het toetredingsregister bevat ook secties voor het vastleggen van de resultaten van de tests die op het monster zijn uitgevoerd, evenals eventuele aanvullende relevante informatie of aantekeningen met betrekking tot de behandeling of analyse van het monster.

Het bijhouden van een accuraat en actueel toetredingsregister is van cruciaal belang voor efficiënte laboratoriumactiviteiten, waarbij een goede identificatie, tracking en documentatie van specimens wordt gegarandeerd. Het vergemakkelijkt het snel ophalen van patiëntinformatie en testresultaten, ondersteunt naleving van de regelgeving en draagt ​​bij aan de algehele kwaliteit en betrouwbaarheid van laboratoriumdiensten.