Hoe te Medical Records File in Texas Verpleeghuizen

De Texas Department of Human Services sterk reguleert office administratie en houdt het bijhouden en archiveren met name aandacht besteed door de Texas Administratieve Code ( TAC ) . Titel 40, deel 1 , hoofdstuk 19 van de TAC -adressen verpleeghuis administratie . Noncompliant faciliteiten geconfronteerd risico van boetes , sluiting en zelfs vervolging . Beheerder van een faciliteit moet aanwijzen , schriftelijk , een klinische gegevens begeleider die draagt ​​het gezag , verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor alle functies van de records kantoor. Wat je nodig hebt
End - tab bestandsmappen
Color- coded etiketten
Toon meer instructies
1

beleidslijnen en procedures op de plaat vertrouwelijkheid van uw installatie te herzien. Dit zal dienen als uw gids bij het indienen van nieuwe en archiefbescheiden . Als uw instelling een schriftelijk beleid op verslag vertrouwelijkheid heeft, moet u een onmiddellijk te creëren en uit te voeren , zoals voorgeschreven door TAC 19,1912 . Kopen van 2

Opzetten van een bestand in-box en out - box ( beschermd door administratie personeel) met een systeem sign- out . Dit systeem moet volledige zekerheid te bieden en te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot documenten , zoals vereist door de TAC 19,1910 . ( Twee gelabeld trays in een niet bemande balie niet kwalificeren als een veilige in-box/out-box systeem . ) Toegang tot registratie moet orde van een arts nodig . Noteer alle arts orders, alsmede alle bestandsactiviteit .

Gebruik 3 kleurgecodeerde labels om bestanden gemakkelijk te vinden . Toewijzen bepaalde kleuren om letters van het alfabet en de file op de achternaam van de bewoner . Bijvoorbeeld , alle A tot C bestanden te ontvangen groene labels , D F hebben oranje etiketten , enzovoort . Als uw installatie een klinische dossier nummering , gelden de kleurgecodeerde methode om het en dienovereenkomstig dienen. ( Groene labels voor records 1200-1499 , oranje voor 1500-1799 , enz. )
4

Designate opslag voor actieve en inactieve bestanden . Sommige kantoren kiezen voor open rekken gebruiken voor actieve bestanden (bestanden van de huidige bewoners ) en opbergkast voor inactieve bestanden of archieven . TAC 19,1910 vereist verpleeghuizen tot medische gegevens gedurende vijf jaar vanaf de datum dat de medische diensten te beëindigen. Als uw instelling zorgt voor minderjarigen , moeten hun gegevens worden bewaard gedurende drie jaar na de bewoner onder de wet van Texas bereikt de wettelijke leeftijd .
5

Maak een gezicht blad voor elk bestand . Dit blad geeft meestal basisinformatie over de bewoner ( naam , geboortedatum , kamernummer , klinische record aantal , enz. ) evenals een checklist van documentatie die het dossier moet bevatten . Gezicht bladen verschillen per faciliteit en zijn over het algemeen overgelaten aan bestuurlijke discretie. Echter , TAC 19,1911 vereist dat alle gezicht bladen geven de naam, het postadres en de telefoonnummers van de behandelend arts.
6

Monteer bestanden met dien verstande dat elk is compleet met voldoende informatie voor de identificatie en de zorg voor de ingezeten . De TAC voor dat een bestand bevat , op het minimum , de volledige naam van de bewoner , huis /postadres , sofinummer , ziektekostenverzekering aantallen claims , geboortedatum , en klinische opname (indien van toepassing ) . Beoordeling TAC 19,1911 voor alle eisen met betrekking tot de inhoud van bestanden .
7

Shred of verbranden bestanden die u niet langer nodig zijn om te houden . Wanneer u een bestand te vernietigen , moet u de naam van de bewoner , klinische record aantal ( indien gebruikt) , en sofi-nummer , Medicare /Medicaid nummer , of de geboortedatum van de bewoner te documenteren . De persoon die beschikt over het bestand moet dateren en ondertekenen dit document .