Hoe te Medisch papier Filing Systems Beheer

Individuele medische dossiers worden bijgehouden voor elke patiënt die een arts ziet . Een medisch dossier is waar gezondheid van de patiënt informatie wordt opgeslagen , zoals medische geschiedenis , medische notities en voorgeschreven medicatie lijsten . Het beheren van een medische papieren klassement systeem is een delicaat proces dat specifieke procedures die moeten worden gevolgd gaat . Anders zou informatie een patiënt in grafiek een andere patiënt te beëindigen. HIPAA , de Health Insurance Portability en Accountability Act , is een federale wet die toeziet hoe de gezondheid van de patiënt informatie wordt opgeslagen en beveiligd binnen een zorginstelling . Bijgevolg moet het beleid en de procedures die u vast te stellen voor het beheer van papieren archiefsystemen in lijn zijn met HIPAA regels . Wat je nodig hebt
In - box folder Heb je - out sheet
Toon meer instructies
1

Opzetten van een in-box map voor nieuwe medische papieren documenten die moeten worden ingediend . Verdeel de in-box in categorieën , zoals " beoordeling door de patiënt ", " vooruitgang notes " en " lab werken . " Informeer de clinici in uw zorgkantoor om de in-box en sorteren van de papieren dossiers correct te kunnen benutten. Kopen van 2

Verzamel de inhoud van de in-box ten minste tweemaal per dag , of zo vaak als je kan. Breng de papieren dossiers terug naar het depot gebied of de medische dossiers kamer.
3

Sorteer de nieuwe papieren bestanden in alfabetische volgorde voor het eenvoudig indienen . Vele malen , als een arts ziet een nieuwe patiënt , zal er een verscheidenheid van papieren documenten op die patiënt voor u naar een bestand zijn. Zet alle documenten van een patiënt samen in een stapel en blijven alfabetisch . Hole - punch de documenten, zodat ze klaar zijn om te worden ingediend .
4

Vijl de medische documenten in de juiste grafiek . De bestanden het juiste gedeelte van de grafiek , omdat medische grafieken bevatten verschillende onderdelen voor verschillende typen documenten . Besteed aandacht aan dit proces, zodat u niet per ongeluk het lab werkbriefjes bij de patiënt facturering gedeelte van de grafiek in te dienen.

Zet 5 de medische grafieken terug in de exacte plek waar je ze gevonden wanneer u al het papierwerk hebben ingediend . Medische dossiers zijn meestal handhaven in alfabetische volgorde op achternaam .
6

Gedrag routine kwaliteitscontroles om ervoor te zorgen dat de medische dossiers correct worden ingediend . De hoofdzuster of de kwaliteit manager van uw zorginstelling verantwoordelijk kunnen zijn voor het uitvoeren van audits zijn. Ze zal een controle ter plaatse om te zien of alle documenten zijn terechtgekomen uit een willekeurige selectie of steekproef doen . Misfiled medische grafieken terug naar het depot personeel worden gegeven moet worden gecorrigeerd.

Houd
7 een teken - out blad in de medische grafiek kamer. Instrueer mensen afmelden van een medische kaart wanneer ze de kamer met het te verlaten . Dit helpt indienen personeel bijhouden waar de medische dossiers zijn , wat belangrijk is voor HIPAA compliance.

Toelaten 8 Nooit niet-werknemers om medische papieren bestanden te zien . Indienen activiteiten moeten op een prive terrein worden uitgevoerd , zodat patiënten niet gezondheidszorg informatie andere patiënten ' te zien - en dat is een HIPAA overtreding die uw organisatie kan kosten veel geld in federale straffen
.