Hoe te Medical Records in Texas Verpleeghuizen Bestand

De Texas Department of Human Services sterk reguleert office administratie en houdt het bijhouden en archiveren van met name aandacht besteed door de Texas Administratieve Code (TAC). Titel 40, deel 1, hoofdstuk 19 van de TAC adressen verpleeghuis administratie. Noncompliant faciliteiten geconfronteerd met het risico van boetes, sluiting en zelfs vervolging. Beheerder van een voorziening moet aanwijzen, schriftelijk, een klinische gegevens toezichthouder die het gezag, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor alle functies van de administratie kantoor draagt. Wat je
End-tab bestandsmappen Need
Color-coded etiketten
Toon Meer Aanwijzingen
1

recensie beleid en de procedures van uw instelling op te nemen vertrouwelijkheid. Dit zal dienen als uw gids bij het indienen van nieuwe en gearchiveerde records. Als uw instelling niet beschikt over een schriftelijk beleid op te nemen vertrouwelijkheid, dient u onmiddellijk te creëren en implementeren van een, zoals voorgeschreven door TAC 19,1912. Kopen van 2

Opzetten van een bestand in-box en out-doos (beschermd door administratie personeel) met een teken-out systeem. Dit systeem moet volledige zekerheid bieden en ongeoorloofde toegang tot gegevens te voorkomen, zoals vereist door de TAC 19,1910. (Twee gelabeld bakken in een niet bemande balie niet kwalificeren als een veilige in-box/out-box systeem.) Toegang tot de administratie moet een arts bevel nodig. Noteer alle arts bestellingen, alsmede alle bestandsactiviteit.

Gebruik kleurgecodeerde labels 3 om bestanden gemakkelijk te vinden te maken. Toewijzen bepaalde kleuren om letters van het alfabet en het bestand op de achternaam van de bewoner. Bijvoorbeeld alle A tot C bestanden ontvangen groene labels, D F hebben oranje labels, enzovoort. Als uw installatie een klinische dossier nummering, gelden de kleurgecodeerde methode om het en dienovereenkomstig dienen. (Groene labels voor records 1200-1499, oranje voor 1500-1799, etc.) op Twitter

Designate opslag voor actieve en inactieve bestanden 4. Sommige kantoren kiezen voor openen rekken te gebruiken voor actieve bestanden (bestanden van de huidige bewoners) en kast opslag voor inactieve bestanden of archieven. TAC 19,1910 vereist verpleegkundige faciliteiten om medische dossiers gedurende vijf jaar te bewaren vanaf de datum dat de medische diensten einde. Als uw instelling zorgt voor minderjarigen, moeten hun gegevens gedurende drie jaar worden bewaard nadat de bewoner wettelijke leeftijd onder de wet van Texas bereikt.
5

Maak een gezicht blad voor elk bestand. Dit blad geeft meestal basisinformatie over de bewoner (naam, geboortedatum, kamernummer, klinische record aantal, etc.) evenals een checklist van documentatie die het dossier moet bevatten. Gezicht vellen verschillen per faciliteit en zijn over het algemeen overgelaten aan administratieve beoordelingsvrijheid. Echter, TAC 19,1911 vereist dat alle gezicht bladen geven de naam, het postadres en de telefoonnummers van de behandelend arts.
6

Monteer bestanden met dien verstande dat elk is compleet met voldoende informatie te identificeren en de zorg voor de ingezetene. De TAC voor dat een bestand bevat, op het minimum, volledige naam van de bewoner, huis /postadres, sofinummer, ziektekostenverzekering aanspraak nummers, geboortedatum, en klinische record aantal (indien van toepassing). Beoordeling TAC 19,1911 voor alle eisen ten aanzien van de inhoud van bestanden.
7

Shred of verbranden bestanden die u niet langer nodig zijn om te houden. Wanneer u een bestand te vernietigen, moet u de bewoner naam, klinische record aantal (indien gebruikt), en het sofi-nummer, Medicare /Medicaid-nummer, of de geboortedatum van de bewoner te documenteren. De persoon die beschikt over het bestand moet dateren en te ondertekenen dit document.